Wir alle kennen dieses Problem: Unsere Tage sind kürzer als sie sein sollten und unsere virtuellen To-Do-Listen werden immer länger.

To-Do-Listen helfen nur, wenn man sie auch wirklich zu nutzen weiß oder einen eigenen Weg dafür entwickelt. Mit diesem Artikel möchten wir Ihnen helfen, Ihren Arbeitstag besser zu organisieren, effizienter zu sein, Ihnen noch eine Kaffeepause zu gönnen oder vielleicht heute früher zu gehen. Klingt gut?: Los geht’s.

Papier oder digital

Gute Frage und keine eindeutige Antwort. Ob Sie Papier oder eine digitale To-Do-Liste bevorzugen, hängt von Ihrem Arbeitstag, Ihren Gewohnheiten und persönlichen Vorlieben ab. Wir empfehlen Papierversionen, da wir alle zu viel am Computer und Telefon arbeiten. Wenn Sie Ihre Liste von Hand schreiben, werden Sie sich automatisch daran erinnern, was Sie geschrieben haben.

Aber natürlich nur recyceltes Papier verwenden oder besser: Verwenden Sie den letzten Brief, den Sie erhalten haben, der nicht wichtig ist, den Umschlag, in dem er geliefert wurde, oder andere gebrauchte Papiere. Wenn Sie eine richtige Struktur wünschen, verwenden Sie ein Lineal oder Papier mit Linien.

Die Grundregeln für Ihre To-Do-Liste

Bevor Sie Ihre persönliche Methode finden, müssen Sie einige Regeln beachten.

Schreiben Sie deutlich: Wenn Sie Papier für Ihre To-Do-Listen verwenden, schreiben Sie klar. Nichts ist schlimmer, als Zeit zu verlieren, wenn Sie beim letzten Telefonat etwas aufgeschrieben haben und jetzt nicht mehr wissen, was Sie ausdrücken wollten. Verwenden Sie besser ein oder zwei Wörter mehr wie „ruf Tom an-Meeting Dienstag“ anstatt nur „ruf Tom an“.

Heben Sie Prioritäten hervor: Vergessen Sie nicht, dass Sie immer auf den ersten Blick sehen müssen, was am wichtigsten ist. Wie in Ihrem Job muss Ihre To-Do-Liste Dinge enthalten, die wichtig sind, andere dringend. Dringende Dinge zuerst, Wichtiges kommt immer erst an zweiter Stelle.

Ziele und Aufgaben

Denken Sie daran, dass Ziele größere Schritte sind, die Sie erreichen möchten. Aber auf einer To-Do-Liste sollten nur Aufgaben stehen. Dies sind Dinge, die Sie in einer angemessenen Zeit erledigen können. Zum Beispiel: Bereiten Sie die Präsentation für das Treffen am Dienstag vor. „Millionär werden vor 30“ ist ein Ziel, aber keine Aufgabe. Führen Sie eine andere Liste oder eine Seite in Ihrer Agenda mit Ihren Zielen des Jahres oder der 5 Jahre usw.

Fälligkeitstermine zuweisen

Um sicherzustellen, dass Sie Ihre Listen auch wirklich fertigstellen, sollten Sie jeder Aufgabe Termine oder Fristen zuweisen. Dies kann „vor Ende der Woche“ oder ein Datum sein. Egal welches Format Sie bevorzugen, wichtig ist nur eine realistische, aber nicht zu lange Frist.

Mehr als eine Liste

Eine To-Do-Liste erzeugt schnell eine Überflutung an Informationen. Erstellen Sie entweder mehrere getrennte Listen zwischen Beruf und Privatleben, oder zwischen verschiedenen Arbeitsaufgaben, Besprechungen etc. Mit mehreren Listen oder Gruppen behalten Sie den Überblick. Oder schreiben Sie in verschiedenen Farben, das kann für kürzere Listen funktionieren.

Kreuzen Sie an, was erledigt ist

Der beste Moment einer To-Do-Liste? – Natürlich der Moment, in dem die Dinge erledigt sind. Haken Sie sie ab und feiern Sie Dinge, die getan werden. Machen Sie eine Kaffeepause oder essen Sie einen kleinen Keks.

Wenn Sie immer eine Flasche Champagner öffnen, werden Sie natürlich von Ihren Kollegen geliebt, aber das ist keine vernünftige Methode.

Sei mit dir selbst ehrlich

Der wohl wichtigste Punkt: Machen Sie keine Listen nur um Listen zu machen!

Klar können To-Do-Listen toll sein, um den Überblick zu behalten und dich zu motivieren oder nicht zu vergessen. Aber machen Sie nicht nur Listen, um Listen zu haben. Wenn Sie jede Kleinigkeit aufschreiben, anstatt sie zu tun, verlieren Sie Zeit. Am Anfang wirst du motiviert sein, da du vieles abhaken kannst. Aber auf Dauer ist dies keine Technik, die Zufriedenheit bringt.

Entwickle deinen eigenen Weg

Hier liegt es an Ihnen zu trainieren und zu sehen, was am besten zu Ihnen passt. Verwenden Sie diese Tipps, um zu beginnen und herauszufinden, was für Sie am besten funktioniert. Nehmen Sie ein Papier oder einen Stift und beginnen Sie. Oder wenn Sie einige Vorlagen haben möchten – los geht’s. Wir haben einige verschiedene Formate und Aussehen von Listen für Sie vorbereitet. Laden Sie einfach Ihren Favoriten herunter. Und denken Sie daran: immer nur Recyclingpapier oder auf Altpapier drucken.